Отправка почтового сообщения

Обязанности по делопроизводству и кадровому делопроизводству: 

• подбор персонала: организация процедур привлечения и отбора, адаптации, обучения персонала, проведение собеседований, управление персоналом (среднее звено), проведение внутренних тренингов для персонала;

• прописывание должностных инструкций, ведение внутренней  кадровой документации, штатного расписания, табеля учета рабочего времени, разработку правил внутреннего трудового распорядка, приказы по кадровому и общему делопроизводству, ведение отчетной документации по КД (отчет на НБУ)

• ведение делопроизводства в полном объеме, в т.ч. разработка ДП с «О»:
• создание баз данных (паспортные данные (печатн./электрон.), электронные базы документов, систематизация файлов, системы хранения документов, архив, шаблоны документов в т.ч. для госструктур)
• разработка и ведение регистрационных журналов, номенклатуры дел;

Функционал начальника управления делами и ассистента:

•  планирование почасового рабочего графика руководителя (напоминания, координация, изменения)

• организация деловых поездок и встреч с чиновниками высшего ранга, первыми лицами компаний, ведение и обновление базы данных деловых и личных контактов

• подготовка документов для оформления виз в посольствах, бронирование билетов, гостиниц, организация трансферов, отчеты по командировкам

• разработка ведения, регистрация, контроль корреспонденции: вх./ исх. док-ция электронная почта, почта НБУ, бизнес-переписка, заверение документов

• контроль исполнения департаментами заданий и поручений в поставленные сроки
• деловая переписка с партнерами, организация теле- и видеоконференций
• контроль качества подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, предоставляемых на подпись руководителю

• участие в переговорах в качестве переводчика и участника, ведение протоколов собраний и заседаний

• администрирование главного офиса и филиалов (в подчинении служба reception, офис- менеджер, секретари, хостесс, завхоз, водители, курьеры  (15 человек)

• планирование, обеспечение, оптимизация и ведение финансовых отчетов по представительским затратам и административно-хозяйственным расходам офиса

Маркетинг и PR

• разработка и осуществление комплекса мероприятий по работе с V.I.P. клиентами;

• ведение базы Дней рождений (сотрудников, партнеров), организация поздравлений;

• участие в организации презентаций компании, корпоративных мероприятий, сотрудничество с представителями СМИ разработка корпоративного стиля, (визитки, фирменные бланки, бейджи, пропуска, пригласительные, сувенирная продукция), контроль придерживания КС, оформление документации по КС (инструкции по деловодству, бренд-бук);