Отправка почтового сообщения

Начальник административного отдела

(количество сотрудников в офисе – 85 человек)

-   Контроль и координация работы Административного отдела  (организация работы отдела «с ноля»);

-   Контроль за учетом и регистрацией документов;

-   Организация работы со всей корреспонденцией Агентства с использованием почтовой, факсимильной, курьерской связи и личной передачи клиентам;

-   Контроль отправления пакетов документов клиентам (договора, дополнительные соглашения, счета-фактуры, информационные запросы, рейтинговые решения и отчеты, акты выполненных работ);

-   Составление инструкции по ведению делопроизводства в Агентстве и организация ее внедрения;

-   Организация архивного хранения документов (работа с внутренним и внешним архивом);

-   Контроль расходов на содержание офиса, формирование и эффективное исполнение соответствующих бюджетов;

-   Ведение таблицы принятых решений, прием и регистрация актов выполненных работ, пакетов документов от аналитиков;

-   Обеспечение уничтожения документов отдела, которые содержат конфиденциальную, коммерческую информацию, а также документов других подразделений;

-   Обеспечение конфиденциальности и сохранности документации, связаной с деятельностью Агентства и взаимоотношениями с клиентами;

-   Контроль возвращения документов от клиентов;

-   Организация командировок руководителей и сотрудников (заказ ж/д, авиа билетов, гостиниц);

-   Подбор и управление персоналом административного отдела (секретари, водители, тех.персонал);

-   Работа с поставщиками и субподрядчиками - контроль своевременного обеспечения Агентства материально-техническими средствами;

-   Организация эффективного взаимодействия и коммуникации сотрудников компании;

-   Организация корпоративов, различных мероприятий, подготовка стенгазет.

Совмещение должностей:

начальник отдела управления делами, помощник генерального директора

(количество сотрудников в офисе – 100 человек)

-   Организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами;
-   Корректное и оперативное выполнение задач, поставленных руководителем;
-   Планирование рабочего расписания руководителя;
-   Телефонные переговоры: прием входящих звонков, своевременная передача информации руководству и сотрудникам компании;
-   Регистрация входящих/исходящих документов;
-   Бронировка ж/д, авиа билетов, гостиниц, открытие виз;
-   Оформление и регистрация приказов на командировку;
-   Выписка и регистрация командировочных удостоверений;
-   Выдача под отчет денежных средств;
-   Контроль за исполнением служебных записок;
-   Контроль за работой секретарей , водителей;
-   Контроль обеспечения работы офиса.

Офис-менеджер
Ведение делопроизводства (приказы о приеме/увольнении, трудовые книжки);
Входящая/ исходящая корреспонденция;
Прием телефонных звонков и распределение их по офису;
Хозяйственное обеспечение офиса; заказ канцтоваров;
Работа с водителями-экспедиторами и курьерами.
Переведена на должность бухгалтера:

Выписка счетов; приходные/расходные накладные, налоговые накладные; выписка доверенностей; банковские выписки; контроль оплат; начисление зарплаты, отчеты по фондам; ведение 4х СПД; работа с банками (открытие счетов, получение з/пл).

Стандартный функционал офис-менеджера, первичная бухгалтерия.